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メール・FAX・電話の受注窓口をまとめる——受付簿を1つにして、電話の注文を記録に残す

調達購買ノウハウ

投稿日：2026年10月30日

メール・FAX・電話の受注窓口をまとめる——受付簿を1つにして、電話の注文を記録に残す

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この記事のポイント（結論先出し）

メール・FAX・電話で注文が来る工場で、まとめるべきなのは「届く経路」ではなく「受け付けた記録」である。経路は客先の都合で残る。そこで、どの経路で届いた注文も最初に受付簿に 1 件 1 行で記録して受付番号を振り、その日のうちに受注表へ状態「受付」で入れる、という順番を決める。中身を確かめたら受注確定にし、出荷や請求に使うのは確かめた行だけにする。受付簿の行が受注表に入ったか、受注表の行が確かめられたかを毎日見れば、届いたのに誰も見ていない注文と、FAX と確認のメールで二重に入った注文の両方が見つかる。電話の注文は、契約としては口頭でも成り立ちうるが^[1]、取適法の対象になる取引では注文する側に電話の後すぐに書面などで示す義務があるので^[2]、受ける側は電話で受けた内容を受付簿に書き、受注表には「確認待ち」で入れたうえで、書面かメールで送ってもらうよう頼み、届いた書面と突き合わせる。FAX とメールでは保存の扱いが変わるので^[4]、窓口を決めるときに受信のしかたも一緒に決める。

窓口がばらけていると、何が起きるか

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注文が 1 つの経路だけで届く工場は少ない。大口の客先はメールで PDF を送ってくる、昔からの客先は FAX、急ぎの追加は電話、という形が普通である。そして届く場所もばらける。FAX は事務所の複合機、メールは営業担当者の個人のアドレス、電話は手の空いている誰かが受ける。

この形で困るのは、次の 3 つである。

届いたのに、誰も見ていない注文が出る。複合機の受信トレイに FAX が溜まっている、営業が出張中で個人のメールに注文が届いている、電話を受けた人がメモを机に置いたまま帰った。どれも「届いていない」のではなく、「届いたが受け付けた人がいない」状態である。

同じ注文が二重に入る。客先が FAX を送った後に「念のため」と同じ内容をメールで送ってくる。電話で頼んだ後に注文書が届く。受け取った人が別々だと、同じ注文が受注表に 2 行入る。

後から「いつ、何で受けたか」が分からない。納期でもめたとき、注文を受けた日と内容を示す記録が、FAX の紙、誰かのメール、手書きのメモに散っている。

情報処理推進機構（IPA）の製造分野向けのガイドは、多くの中小製造業で紙ベースの受発注のやりとりが今も続いていることを挙げ、まず扱っている情報のうちデータになっているものとなっていないものを確かめるよう勧めている^[7]。受注の窓口でいえば、経路ごとに、届いたものがどこに、どの形で残っているかを数えるのが最初の一歩になる。

まず 1 か月分、経路ごとに数える

窓口をまとめる前に、いまどの経路で何件届いているかを 1 か月分数える。数え方は単純で、FAX の受信記録、受注用に使っているメールアドレスの受信件数、電話で受けた注文のメモの枚数を、客先ごとに足すだけでよい。数えると、たいてい次のようなことが分かる。

件数の多くは少数の客先から、決まった経路で来ている
電話の注文は件数は少ないが、急ぎ・追加・変更が多い
同じ客先が FAX とメールを使い分けている（あるいは両方で送ってくる）

経路ごとに、届く場所と残り方、法令上の扱いを並べると次のようになる。窓口を決めるときは、この表の右 2 列を見て、経路ごとに受け付けた後の扱いを決める。

経路	届く場所の例	そのまま残る記録	電子帳簿保存法での扱い	取適法の対象取引での扱い（注文する側の義務）
FAX（紙に出力する受け方）	複合機の排紙トレイ	紙 1 枚。受信記録は機械による	紙の書類として保存	受信と同時に紙に出力される FAX への送信は書面の交付に当たる
FAX（データで受ける受け方）	複合機の受信フォルダ・転送先のメール	画像や PDF のファイル	電子取引としてデータで保存	ファイルに記録する機能のある FAX への送信は電磁的方法に当たる
メール	受注用のアドレス・担当者個人のアドレス	本文と添付ファイル	電子取引。取引情報が本文ならメールを、添付なら添付ファイルを保存	電磁的方法による明示になりうる
電話	受けた人の手元	受けた人が書いたメモだけ	取引情報の書類・データが無い	電話だけの発注は明示義務違反。電話の後すぐに書面などで示す必要がある

表の「電子帳簿保存法での扱い」の列は国税庁の一問一答による。電子取引の例として、電子メールで取引情報をやりとりする取引（添付ファイルを含む）、EDI 取引と並んで、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使った取引が挙げられている^[4]。電子メールで受けた場合は、本文に取引情報があればそのメールを、添付ファイルで受けたならその添付ファイルを保存すればよく、取引情報を含まないメールまで保存する必要はない、とされている^[4]。

「取適法の対象取引での扱い」の列は、公正取引委員会・中小企業庁のテキストによる。受信と同時に書面で出力される FAX へ送る方法は書面の交付による明示に当たり、電磁的記録をファイルに記録する機能を持つ FAX へ送る方法は電磁的方法に当たる、と説明している^[2]。取適法（製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律）が掛かるのは、資本金や従業員の数などの要件に当たる取引だけなので、この列はその場合に限った話である。

同じ「FAX」でも、受け方によって紙の書類にもデータにもなる。受信を PDF にして置き場を決めるやり方はFAX を PDF で受けて保存する記事で、保存の要件はFAX と電話の注文の保存の記事で扱う。ここでは、どの経路で届いても受け付けの記録を 1 か所にまとめる手順に絞る。

経路は減らさなくてよい。受け付けの記録を 1 つにする

窓口の一元化というと、「注文はすべてメールでお願いします」と客先に頼むことを考えがちである。頼めるならそれでよいが、FAX しか使わない客先、電話で急ぎを頼んでくる客先は残る。経路を 1 本にするのを目標にすると、いつまでも終わらない。

目標にするのは、経路が何本あっても、受け付けた記録は 1 本にすることである。具体的には、どの経路で届いた注文も、最初に「受付簿」に 1 件 1 行で書き、受付番号を振る。受注表や販売管理にはその日のうちに入れ、受注表の行には受付番号を持たせて、状態を「受付」にしておく。中身を確かめたら「受注確定」にし、出荷や請求に使うのは受注確定にした行だけにする。状態の値は受注管理表の記事の決め方に合わせる。

受付簿に持つ欄

受付簿は表計算の 1 枚で足りる。欄は次の 8 つでよい。

受付番号（受け付けた順に振る）
受け付けた日時
経路（FAX・メール・電話）
客先
客先の注文番号（書いていなければ空欄）
受け付けた人
受注表への反映（未・入力済・重複・お断り）
原本の置き場（FAX の紙の綴り、PDF のファイル名、メールの件名、電話メモの番号）

受注表そのものの列の作り方は受注管理表をエクセルで作る記事に書いた。受付簿は受注表の手前に置く「届いたものの一覧」で、受注表とは役割が違う。受付簿の 1 行は注文書 1 枚に対応し、受注表の 1 行は明細 1 行に対応する。

二重に入るのを、受付の時点で止める

受付簿に書くとき、同じ客先・同じ客先注文番号の行がすでにあれば、状態を「重複」にして、先の受付番号を書いておく。客先注文番号が書いていない注文は、客先・品目・数量・納期が同じものが直近にないかを見る。FAX の後に届いた「念のため」のメールや、電話の後に届いた注文書は、ここで止まる。

ただし、同じ内容に見えて実は追加注文、ということもある。迷ったら客先に確かめ、確かめた結果を受付簿の行に書く。重複として止めたつもりが別の注文だった、を防ぐためである。

毎日、入っていない行と確かめていない行を見る

受付簿の一番の効き目は、受注表への反映が「未」のまま残っている行が一目で分かることである。毎日決まった時刻（朝の始業時と、午後の一回など）に、受付簿の「未」の行と、受注表で状態が「受付」「確認待ち」のまま残っている行を見る人を決める。

これは段取りの話だけではない。商法は、商人がいつも取引をしている相手からその営業の部類に属する契約の申込みを受けたときは、遅れずに承諾するか断るかを通知しなければならず、怠ったときは承諾したものとみなす、と定めている^[5]。誰も開いていない注文書は、受けられるかどうかを誰も判断していないのに、時間だけが過ぎていく。受付簿の「未」の行と受注表の「受付」「確認待ち」の行を毎日拾うのは、受けられない注文を早く断るためでもある。なお、客先に内容を問い合わせただけでは諾否の通知になるとは限らない。問い合わせたときは、受けるかどうかを回答を得てから改めて返す。担当者が休んだ日にこの確認を誰がするかは、受注が 1 人に頼っているときの引き継ぎの記事でも触れた。

メールの窓口は、個人のアドレスから受注用のアドレスへ

メールの注文が営業担当者の個人のアドレスに届いている場合、まず受注用のアドレス（例：受注専用の共有アドレス）を作り、客先にそちらへ送ってもらうよう頼む。個人のアドレスに届き続ける分は、受注用のアドレスへ転送する設定にして、受付簿に書く人を 1 か所に寄せる。

受注用のアドレスを複数人で見るとき、1 つの ID とパスワードを全員で使い回す形は避けたい。共有の ID は避け、どうしても使うなら利用した人を後から特定できるようにする、というのが IPA の情報セキュリティ対策ガイドラインの考え方である^[6]。受注用のアドレスなら、各人の ID で同じ受信箱を開ける形にするか、受付簿の「受け付けた人」の欄で誰が処理したかを残す。同じガイドラインは、ネットワークにつながった複合機やデータを置くサービスの共有範囲を限定するよう書いている^[6]。FAX をデータで受けて共有フォルダに置く場合も、注文書には客先の価格が書いてあるので、受注に関わる人だけが開けるようにしておく。

受注用のアドレスに届いたメールの添付ファイルを保存するときは、受付番号をファイル名に入れておくと、受付簿と原本が結び付く。保存の要件（検索のしかたなど）は前出の保存の記事に回す。

電話の注文の残し方

電話の注文は一番残りにくい。しかし急ぎや変更が電話で来ることが多いので、なくすこともできない。

電話で受けても、契約は成り立ちうる

民法は、契約は申込みに対して相手が承諾したときに成立し、法令に特別の定めがある場合を除いて、書面の作成などの方式を備えることは要らないとしている^[1]。つまり電話で「では、それでお受けします」と答えた時点で、注文は受けたことになりうる。電話の内容を誰も書き残していなければ、後で「言った・言わない」になったとき、こちらから示せるものが無い。

注文する側には、電話の後に書面で示す義務がある取引がある

取適法の対象になる取引では、注文する側（委託事業者）は発注したときに、直ちに給付の内容や代金の額などの事項を、書面か電磁的方法で示さなければならない^[3]。テキストは、緊急でやむを得ず電話で注文内容を伝える場合でも、電話の後すぐに書面などで示さなければならず、電話のみによる発注は明示義務の違反になる、と説明している^[2]。

受ける側から見ると、「書面かメールで送ってください」と頼むのは、相手に手間をかけさせることではなく、もともと相手がすべきことである。取適法の対象でない取引でも、書面で受けておくほうがもめにくいことは変わらない。

電話メモに書く欄

電話を受けた人は、受付簿に行を作るのと同時に、次の欄を書いたメモを残す。電話で受けた注文に、こちらから注文請書を返す取り決めがある客先なら、請書の内容もこのメモから作れる（請書の書き方は注文請書の記事）。

受けた日時、相手の会社名・部署・名前、電話番号
品目（客先の言い方のまま）、数量、納期、納入先
単価の話が出たか（出たなら言われたとおりに）
こちらが答えた内容（受けた・確認して折り返す・断った）
書面かメールで送ってもらうよう頼んだか

電話で受けた注文は、受注表に状態「確認待ち」で入れ、理由の欄に「書面待ち」と書いておく。品目や数量は、電話を切る前に読み上げて確かめる。後で書面が届いたら、メモと突き合わせて、違いがあればその場で客先に確かめる。違いを確かめた結果は受付簿の行に書き、受注表の行を受注確定にする。注文書が届いたときに確かめる項目そのものは注文書を受け取ったら確かめる項目の記事にまとめた。

客先への知らせ方

受注用のアドレスや FAX 番号を決めたら、客先に文書で知らせる。知らせるときは次の 3 つを書く。

新しい宛先（メールアドレス・FAX 番号）と、いつから使ってほしいか
古い宛先にはいつまで届くか（その間は転送する）
電話で注文した場合は、後から書面かメールで送ってほしいこと

古い宛先をいきなり止めると、知らせが届いていない客先の注文が消える。古い宛先は転送を続け、受付簿の経路の欄に「旧宛先」と書いて数える。旧宛先に届く件数が 0 の月が続いたら止めればよい。

大口の客先が EDI でつないでくる場合は、EDI の受信も受付簿の 1 経路として扱う。EDI と FAX が混ざる工場での受注表のまとめ方はEDI と FAX の注文をまとめる記事で扱う。

窓口をまとめた後に、入力を軽くする

受付簿ができると、どの経路から、どの客先の注文が何件来ているかが毎月数えられる。件数に、経路ごとの 1 件あたりの入力の時間を掛ければ、どの経路のどの客先に入力の手間が寄っているかの見当が付く。FAX の注文書を受注表に入れる作業の手順はFAX の注文書を受注表に入れる記事に書いた。打ち直しを機械で読み取る形に変えるかどうかは、受付簿の件数を見てから決めればよい。

よくある質問

受付簿と受注表を分けると、二度手間になりませんか

受付簿に書くのは 8 欄だけで、明細は書かない。手間は 1 件あたり 1 行分である。その代わり、受注表に入っていない注文と、二重に入った注文を拾える。件数が少なく、注文書 1 枚が必ず受注表 1 行になる工場なら、受注表に「受付日時・経路・原本の置き場」の列を足して兼ねてもよい。

LINE やチャットで注文が来ることがあります

チャットも経路の 1 つとして受付簿に書く。一問一答は電子取引を、取引情報のやりとりを電磁的方式で行う取引と説明しているので^[4]、チャットで注文の内容を受けたなら、メールと同じく電子取引のデータとして保存を考える。個人の端末やアカウントに届く形は、担当者が替わると消えるので、受注用の窓口に寄せてもらうよう頼む。

電話の注文を、書面で送ってくれない客先がいます

電話で受けた内容を、こちらから「次の内容でお受けしました」とメールや FAX で送り、違っていれば知らせてほしいと書く。送った控えは受付簿の原本の置き場に書いておく。取適法の対象になる取引なら、本来は注文する側が書面などで示す義務を負っていることも、必要なら伝える。

複合機の FAX を、紙に出さずデータで受けるべきですか

データで受ければ置き場を決めやすく、受付簿と結び付けやすい。ただしデータで受けた FAX は電子取引のデータとして保存することになり、紙に出したものを綴っておくだけでは足りなくなる。どちらで受けるかは、保存のしかたまで一緒に決める。

まとめ

メール・FAX・電話の注文を 1 つの窓口にまとめるとは、経路を 1 本にすることではなく、受け付けた記録を 1 本にすることである。まず 1 か月分、経路ごとの件数と残り方を数える。どの経路で届いた注文も、まず受付簿へ 1 件 1 行で書いて受付番号を振り、その日のうちに受注表へ状態「受付」で入れる。同じ客先注文番号は受付簿で重複として止め、受注表に入っていない行と確かめていない行は毎日決まった人が拾う。出荷や請求に使うのは、確かめて受注確定にした行だけにする。メールは受注用のアドレスに寄せ、誰が処理したか分かる形で共有する。電話の注文は、口頭でも契約は成り立ちうるので受けた内容をメモと受付簿に残し、受注表では確認待ちで持ち、書面かメールで送ってもらって突き合わせる。客先には新しい宛先と切り替えの時期を文書で知らせ、古い宛先は届かなくなるまで転送を続ける。