サプライヤー監査のやり方——誰が、いつ、何を見て、どう残すか

監査は「年間の計画」と「一回の監査」に分けて設計する

監査という言葉は、当日の工場訪問だけを指して使われることが多い。しかし規格の作りはそうなっていない。マネジメントシステム監査のための指針である JIS Q 19011:2019 は、箇条 5 を「監査プログラムのマネジメント」、箇条 6 を「監査の実施」として分けている^[1]。前者はさらに、監査プログラムの目的の確立、リスク及び機会の決定及び評価、確立、実施、監視、レビュー及び改善に分かれる^[1]。年に何件どこを見るかという計画そのものを、管理の対象として扱う立て付けである。

この分け方は実務でも効く。一回の監査の巧拙は監査員の腕に左右されるが、どの取引先を対象にするか、どの順で回るか、去年の指摘が片付いたかは、計画の側の問題だからである。監査に行ったのに肝心の取引先が抜けていた、という失敗は当日の見方では防げない。

同規格は 2012 年版からの変更点として、監査の原則へのリスクに基づくアプローチの追加、監査プログラムのマネジメントに関する手引の拡張、監査計画の策定部分を中心とした監査の実施に関する手引の拡張を挙げている^[1]。さらに、組織構造、リーダーシップ及びコミットメント、仮想監査、順守、サプライチェーンなどの概念を監査することに関する手引を提供するため、附属書 A を拡張したとしている^[1]。社外の相手を見るときの手引が、規格の側でも後から厚くなってきた分野だと分かる。

監査基準は一つではない

同規格の序文は、監査が様々な監査基準の個別又は組合せに対して行えるとしたうえで、監査基準に含まれるものとして、マネジメントシステム規格で定める要求事項、関連する利害関係者が規定する方針及び要求事項、法令・規制要求事項、組織又は他の関係者が定めたマネジメントシステムプロセス、品質計画やプロジェクト計画といった特定のアウトプットの提供に関係する計画を挙げている^[1]。

ここを曖昧にしたまま出かけると、監査が「印象の交換」になる。何に照らして適合・不適合を言うのかを、案内状の段階で相手に伝えておく。自社の購買仕様書を基準にするなら、その仕様書が最新かどうかを先に確かめる必要がある。仕様書側の作りは購買仕様書の書き方で扱っている。

いつ行うか——新規時、定期、そして臨時

頻度の設計で難しいのは定期の間隔ではなく、臨時に行く条件である。ここは自社で決めるしかないと思われがちだが、参考になる公的な整理がある。

厚生労働省の指針解説マニュアルは、元方事業者と関係請負人が協議を行う場について、定期的に開催することに加えて、機械等を導入し又は変更したとき、元方事業者又は関係請負人の作業内容を大幅に変更したとき、関係請負人が入れ替わったときなど、協議すべき必要が生じたときにも開催することとしている^[3]。安全衛生の文脈だが、変化の種類の挙げ方は購買の監査にそのまま使える。設備が変わった、工程の中身が大きく変わった、下請けの顔ぶれが変わった。この三つは、書類の上では何も起きていないのに現場が別物になっている典型である。

これに品質と供給の事象を足すと、臨時監査の引き金は次の形に落ち着く。

臨時の欄を先に埋めておくと、事故が起きてから「行くべきか」を議論せずに済む。判断を毎回やり直すことが、監査を重い行事にしてしまう最大の理由である。

誰が行うか——同じ人が続けて見ない設計にする

担当の置き方には三つの型がある。購買が主導する型、品質保証が主導する型、第三者に委ねる型である。どれが正しいという話ではなく、見たい対象で選び分ける。目先の発注を回す仕事と、供給網そのものを設計する仕事は性格が違うので、この線引きは調達と購買の違いを押さえておくと決めやすい。

購買主導が向くのは、供給の継続性と体制の確認である。発注量や支払条件を握っているので、相手の経営に近い話まで聞ける。逆に、工程の妥当性や検査の中身は購買では判断が付かない。品質保証が主導すると精度は上がるが、購買と別々に訪問して相手の負担が二重になりやすい。同じ月にまとめて一度で行くという調整が、実は最も効果が大きい。

第三者に委ねる型は、海外の取引先や、自社に該当工程の知見がない場合に選ぶ。ただし報告書が届いて終わりにならないよう、指摘の是正確認を誰が持つかを契約時に決めておく。

規格の側でも、監査員は独立した要素として扱われている。JIS Q 19011:2019 は箇条 7 を「監査員の力量及び評価」とし、力量の決定、評価基準の確立、評価方法の選択、評価の実施、力量の維持及び向上に分けている^[1]。属人的にならないよう、誰が監査員になれるかの基準を先に持つ、という考え方である。中小規模の購買部門であれば、社内の資格制度まで作らずとも、「一人では行かない」「前回と担当を入れ替える」の二つを守るだけで、見落としはかなり減る。

何を見るか——書類が出るかどうかで大半が分かる

監査項目を作ると際限なく増えるが、外注に出しても顧客への品質の責任は自社に残る。JIS Q 9001:2015 は運用を扱う箇条 8 の中に 8.4「外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理」を置いており、社外に出した工程も自社の品質マネジメントシステムが扱う範囲だという構成をとっている^[4]。この前提に立つと、見るべきものは自然と絞られる。

第一に、要求どおりに作る仕組みがあるか。図面と仕様書がどこに置かれ、改訂版がどう現場に届くか。作業標準に版番号が入っているか。この三点は現場を一周すれば分かる。

第二に、検証の結果が出せるか。検査記録、測定器の校正の記録、材料の証明。どれも「あります」と言われたら、その場で直近の一件を出してもらう。出すのに時間がかかる相手は、平時も出していない。証明書の出せない相手を発注前に見抜く具体的な方法はミルシートType 3.1を出せない仕入先を発注前に見抜くで扱っている。

第三に、外れたときに直せるか。JIS Q 9001:2015 は箇条 10.2 を「不適合及び是正処置」としている^[4]。過去の不適合について、原因の分析と処置がどう残っているかを見れば、次に何かあったときの動き方が予想できる。

第四に、供給が止まらないか。工程の一部を外に出していないか、材料の入手先はいくつあるか、注文の受け方は何系統あるか。この四つ目だけは、書類ではなく口頭の質問で拾うことになる。

なお、その取引にどの法令の義務がかかるか、相手との力関係をどう見るかという判定は、監査項目とは別に整理したほうが混乱しない。取引開始前の見方は新規仕入先の審査で見るべきことにまとめてある。

実地と書面をどう使い分けるか

全件を実地で回るのは現実的ではない。次の基準で振り分けると、負担と精度が釣り合う。

実地にする条件。自社の図面で作らせている、工程の一部を相手がさらに外注している、支給材や型を預けている、初回の量産移行を控えている。いずれも、現物と現場を見ないと確認できない要素が含まれる。自社の構内に入って作業してもらう相手も、混在作業の連絡調整が絡むぶん実地に寄せたい。この種の相手の位置付けは協力会社とは何かで整理している。

書面で足りる条件。市販品を購入しているだけ、取引金額が小さい、前回の実地から一年で変化の申告がない。この場合は、質問票の返送と証跡の写しで十分である。

書面監査の質問票を作るときの注意は、答えが「はい」「いいえ」で終わる問いを減らすことである。「検査記録を保管していますか」ではなく「直近三か月のうち任意の一日の検査記録を添付してください」と書く。前者は全員が「はい」と答えるが、後者は出せる相手と出せない相手に分かれる。

相手に求めてよい負担には線がある

監査は相手の時間と人手を使う。ここには明確な規制がある。

公正取引委員会の優越的地位の濫用に関する考え方は、「経済上の利益」の提供について、協賛金や協力金等の名目のいかんを問わず行われる金銭の提供のほか、作業への労務の提供等を含むとしている^[2]。そのうえで従業員等の派遣の要請について、どのような場合にどのような条件で派遣するかが相手方との間で明確になっておらず、あらかじめ計算できない不利益を与えることとなる場合には、優越的地位の濫用として問題となるとしている^[2]。派遣の条件について明確になっていても、相手が得る直接の利益等を勘案して合理的と認められる範囲を超えた負担となる場合は同様である^[2]。

中小受託取引適正化法の側にも対応する整理がある。同法のテキストは、購買・外注担当者等受託取引に影響を及ぼすこととなる者が金銭・労働力の提供を要請すること、要請に応じなければ不利益な取扱いをする旨示唆して要請することなどを、不当な経済上の利益の提供要請に該当するおそれのある方法として挙げている^[5]。無償での技術指導や試作品の製造等を行わせることにより相手の利益を不当に害する場合も同じ扱いになるとしている^[5]。

実務に翻すと、監査の案内状に書くべきことが決まる。訪問の日付と所要時間、対応してほしい人数と役職、事前に用意してもらう資料の一覧、費用の負担者。ここまで書いてあれば、相手は自社の工数を見積もれる。逆に「一日お邪魔します、関係者をお願いします」だけの案内は、相手にとって計算できない負担そのものである。

もう一点、監査の結果を受入検査の運用に反映するときも注意が要る。同テキストは、発注後に検査基準を恣意的に厳しくすることにより、従来の検査基準で合格とされたものを不合格とする場合は、委託内容と異なることを理由として受領を拒めないと明記している^[5]。監査で気になった点を、その場の判断で検査の合否に持ち込まない。基準を変えるなら次の発注から、条件を明示したうえで行う。受領をめぐる線引きは受領拒否・返品・やり直しのルールで整理している。

記録をどう残すか

監査記録の残し方は、道具の話になりがちだが、先に決めるのは単位である。案件ごとに残すか、取引先ごとに残すか。次に別の品目を出すときに参照されるのは後者なので、取引先を単位にして、その下に年ごとの監査をぶら下げる。紙のファイルでも表計算でも、この単位さえ守れば運用は成立する。台帳を仕組みとして持つ方法は協力会社管理をシステムで行う場合の要件にまとめてある。

一件の監査に残すのは、実施日、監査基準、対象範囲、監査員、指摘、是正の期限、是正の完了日と確認者である。実施日と是正の完了日は必ず別の欄にする。同じ欄に書くと、指摘を出しただけの監査と、直ったところまで見届けた監査が区別できなくなる。

この完了日は、年に一度の取引先評価にそのまま効いてくる。監査は現場を見て指摘を出す活動、評価は実績を数えて点を付ける活動で、目的も周期も違うが、是正が期限内に終わったかどうかは両方に載る事実である。点の付け方と重み付けはサプライヤー評価の項目と点数化で扱っているので、監査の記録欄を設計するときは、評価表のどの欄に流し込むかを先に決めておきたい。

保存期間について、監査記録そのものに法定の年数はない。ただし受発注の書類には定めがあり、中小受託取引適正化法は委託事業者に対し、注文内容や支払に関する書類等を作成し二年間保存することを義務付けている^[5]。監査記録を同じ場所で管理するなら、この二年を下回らない設定にしておくと、後から探すときに整合する。

是正の確認まで終えて監査が完了する

JIS Q 19011:2019 は箇条 6 の最後を「6.6 監査の完了」「6.7 監査のフォローアップの実施」としている^[1]。監査報告書の作成及び配付（6.5）の後に、この二つが独立して置かれている構造そのものが答えになっている。報告書を出した時点は完了ではない。

フォローアップを回すために、指摘には三つの属性を付ける。是正の期限、確認の方法、確認の担当者である。確認の方法は「次回訪問時」「写真の提出」「記録の写しの提出」の三つに分けておくと、期限の設定が現実的になる。すべてを次回訪問に寄せると、一年後まで何も確認されない指摘が積み上がる。

指摘の重さも分けておきたい。出荷を止めるべきもの、次の発注までに直すべきもの、改善が望ましいもの。この区別がないと、相手はすべてを同じ重さで受け取り、結果としてどれも急がなくなる。厚生労働省のマニュアルが示す協議会の議題にも、作業場所の巡視の結果及びこれに基づく措置と、労働災害の原因及び再発防止対策が並んで挙げられている^[3]。見た結果と、それに基づく措置は別々に扱う、という整理である。

よくある質問

取引先が監査を断ってきた場合はどうするか

まず理由を聞く。多いのは、対応できる人がいない、見せられない工程がある、他社の情報が置いてある、の三つである。人手の問題なら、時間を半日に短縮する、書面監査に切り替える、といった代替がある。見せられない工程がある場合は、その工程を誰が担っているのかだけでも確認する。断られたこと自体を評価に反映するのは自由だが、断ったことを理由に取引条件を不利にするのは別の問題を招く。求める内容と条件を先に明確にしておくことが、結局は一番の予防になる^[2]。

認証を持っている取引先も監査するのか

する。認証は第三者がその時点で確認した結果であって、自社の要求事項に照らした確認ではない。JIS Q 19011:2019 が挙げる監査基準には、マネジメントシステム規格の要求事項だけでなく、利害関係者が規定する方針及び要求事項も含まれている^[1]。認証の有無で頻度や範囲を軽くするのは合理的だが、ゼロにする理由にはならない。

海外の取引先はどうするか

渡航の頻度が限られるぶん、書面と映像で拾える部分を増やす。工程の動画、設備の銘板、検査記録の写しは遠隔でも取れる。JIS Q 19011:2019 の 2019 年版が仮想監査という概念を扱う手引を附属書に加えていることからも、現地に行かない形の監査は規格の想定に入っている^[1]。ただし現物の抜き取りだけは代替が効かないので、初回の量産移行時は現地確認を優先する。

監査の費用は誰が持つのか

自社が行く監査の旅費と人件費は自社が持つのが原則である。相手に負担させると、優越的地位の濫用の考え方でいう経済上の利益の提供に当たり得る^[2]。第三者機関に依頼する場合の費用も、監査を求めた側が持つのが筋になる。相手に負担させたい事情があるなら、その分を単価に織り込む形にして、条件を先に合意しておく。

指摘がゼロだった監査はどう扱うか

指摘がないこと自体は珍しくない。問題は、指摘がゼロの監査が二回続いたときである。見る範囲が固定していて、同じところしか見ていない可能性がある。定期の監査でも、毎回どこかの工程を入れ替えて抜き取る設計にしておくと、この目詰まりを避けられる。監査プログラムを監視し、レビューして改善するという箇条が置かれているのは、こうした形骸化を織り込んでいるからである^[1]。

まとめ

サプライヤー監査は、年間の計画と一回の監査を分けて設計し、臨時に行く条件を先に決め、見る対象を「作る仕組み・出せる記録・直す力・止まらない体制」の四つに絞る。当日の対応を相手に求める以上、日時と人数と資料と費用は案内状の段階で示す。そして指摘には期限と確認方法と担当者を付け、直ったことを確かめて記録に完了日を書く。ここまでが一件である。

規格が監査のフォローアップを独立した箇条として置いているのは、そこが最も抜けやすいからだと考えたほうがよい^[1]。訪問の予定を組む労力の何割かを、前回の指摘を追う仕組みに振り向けたい。

出典・参考資料

1. JIS Q 19011:2019 マネジメントシステム監査のための指針（無料プレビュー）（日本規格協会／令和元年 5 月 20 日改正）
2. 優越的地位の濫用に関する独占禁止法上の考え方（公正取引委員会／平成 22 年 11 月 30 日・令和 8 年 6 月 17 日改正）
3. 製造業における元方事業者による総合的な安全衛生管理のための指針 鉄鋼業向け解説マニュアル（厚生労働省・社団法人日本労働安全衛生コンサルタント会／平成 22 年 3 月）
4. JIS Q 9001:2015 品質マネジメントシステム－要求事項（無料プレビュー）（日本規格協会／2015 年 11 月 20 日改正）
5. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）

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