発注してからのほうが長い——発注管理システムに要る機能

注文書を出した時点では、まだ何も終わっていない

発注の道具を比べるとき、注文書の様式、承認の経路、送信の方法といった「出すまで」の話に目が行く。ところが実務で担当者の時間を奪っているのは、出した後に発生する問い合わせと突き合わせのほうである。

選定の全体像と、取引先が使えるかという観点は受発注システムの選び方で扱った。この記事は、発注してから支払までの状態をどう持つかだけを見る。

いつ入るのか。半分だけ入ったが残りはどうなったか。検査で数個はじいたが、その分の請求はどうなるか。単価が変わったのはどの発注分からか。支払はいつになるか。どれも発注書には書かれていない。

発注書を電子化しただけの仕組みは、この問い合わせを減らさない。表計算の別ファイルに納期の一覧を作り、また別のファイルで支払予定を作る、という運用が残るからである。

発注してから動く五つの情報

１　納期の回答

こちらが指定した納期と、相手が返してきた納期は別の情報である。同じ欄を上書きしてしまうと、当初いつを希望したかが消える。納期が守られたかどうかを後から数えるには、少なくとも希望・回答・実績の三つを分けて持つ必要がある。納期そのものの管理は納期管理と納期遅延への対応で扱っている。

２　分納の残

百個の発注に対して四十個入った、という状態を持てるか。持てない仕組みでは、担当者が発注書に手書きで正の字を書くことになる。残数量が自動で減り、残ゼロで自動的に完了になる設計かどうかを、試用のときに必ず確かめる。

３　検査の結果

入ってきた分のうち何個を受け入れ、何個を返したか。取適法の明示事項には、給付の内容について検査をする場合の検査を完了する期日が含まれている^[1]。この期日を発注データの項目として持っていない仕組みでは、いつまでに検査を終える約束だったかを追えない。

４　支払の予定

支払期日は、検査をするかどうかを問わず、受領日から起算して六十日以内のできる限り短い期間内で定める義務がある^[1]。分納があると受領日が複数になるため、支払予定も分かれる。詳細は支払期日 60 日と遅延利息にまとめている。

５　変更の履歴

数量、単価、納期、仕様。どれも動く。動いたこと自体は問題ではなく、いつ誰の判断で動いたかが残らないことが問題になる。

発注一件が取りうる状態を並べる

発注管理の仕組みを評価するときは、機能名ではなく、次の状態をすべて表現できるかで見ると差が出る。

この六つの状態を受発注・購買・生産管理・原価のどれが持つのが自然かは、4 つのシステムの守備範囲で整理した。この六つのうち、表計算で扱いにくいのは三行目から五行目である。一件の発注が複数の行に分かれ、それぞれに日付が付くため、一行一発注の表では表せない。行を増やすと今度は合計が合わなくなる。

納期は三つの日付を別々に持つ

納期の欄が一つしかない仕組みは、運用が始まってすぐに困る。当初の希望を書いた後、相手の回答で上書きし、遅れが出てまた上書きすると、最後には実績しか残らない。

希望納期、回答納期、実績納入日を分けて持つと、いくつかのことが数えられるようになる。回答が希望より後ろになった案件の割合、回答納期に対する遵守率、回答が返ってくるまでの日数。これらは仕入先ごとに集計すると差が出る。

なお、納期を後ろへずらす判断は一方的に行わないほうがよい。振興基準は、発注後の内容変更、追加発注、支給材の遅延等により、あらかじめ定めた納期が相手にとって無理なものとなった場合には、相手の不利益にならないようその納期を変更する等の措置を講ずるものとしている^[1]。こちらの都合で遅れた分まで相手の遅延として記録すると、集計そのものが実態とずれる。

分納があると支払の予定は行ごとに分かれる

百個の発注が四十個と六十個に分かれて入ると、受領日は二つになる。支払期日の起算はそれぞれの受領日からになるため、締め日の切り方によっては前半分だけが先の締めに乗る。

取適法の解説には、支払遅延の違反行為事例として、数回分まとめて納入され、それを受領したにもかかわらず、別の基準で代金を支払う制度を採っていたため一部の代金が納入後六十日を超えて支払われていた例が挙げられている^[1]。また、請求書の提出遅れや伝票処理の遅れを理由に六十日を超えて支払っていた事例もあり、注記では、相手が請求額を集計し通知するための十分な期間を確保し、請求が遅れる場合には速やかに請求するよう督促するなどの対応が望まれるとされている^[1]。

つまり、支払予定は請求書が来てから作るのでは遅い。受領した時点で、その行の支払予定日が決まる。仕組みの側では、受領日を明細行ごとに持ち、そこから支払予定日を計算できるかどうかが要件になる。

検査との関係も押さえておきたい。商法は、商人間の売買で買主が目的物を受領したときの検査と通知について定めており、直ちに発見できない不適合を後から主張できる期間には限りがある^[2]。検査を先送りできる範囲は狭い。検査完了期日を発注時に明示する取適法の要求^[1]と合わせて、いつまでに検査を終えるかを仕組みの中で見えるようにしておく。

変更は「誰が言ったか」まで残す

発注後の変更でこじれるのは、費用の負担が曖昧なままになったときである。振興基準は、既に契約を締結し発注した物品等の設計や仕様を変更しようとするときは、相手に損失を与えないよう十分に配慮して変更するものとし、その変更による追加コストは委託事業者が負担するものとしている^[1]。

数量についても、発注予定数量を提示したのちに合理的理由なく実際の発注数量と大きな乖離が生じた場合には、費用負担の軽減に配慮しつつ十分に協議を行い、余剰となる製品在庫や残材の買取り、諸経費の増加分の支払等の措置を講ずるものとされている^[1]。

取引条件を後から動かすこと自体にも目が向けられている。優越的地位の濫用に関する考え方では、取引上の地位が優越している事業者が一方的に取引の条件を設定し、若しくは変更し、又は取引を実施する場合に、相手方に正常な商慣習に照らして不当に不利益を与えることが問題とされている^[3]。

これらを踏まえると、変更の記録に残すべき項目は次のようになる。変更前の値、変更後の値、変更の申し出がどちらからか、追加費用の負担をどう決めたか、相手の同意をいつ得たか。値の書き換えだけを記録する仕組みでは足りない。

記録の残し方は保存の要件と揃えておく

発注後の変更をどう記録するかは、税務上の保存の話とも重なる。国税庁の一問一答が示す事務処理規程のサンプルでは、保存の対象となる取引関係情報として、見積依頼情報、見積回答情報、確定注文情報、注文請け情報、納品情報、支払情報が並んでいる^[4]。発注の前後で発生する情報が、ひととおり対象に入っている。

同資料は、訂正または削除の履歴の確保という要件を満たす仕組みの例として、訂正・削除が物理的にできない仕様のものと、訂正・削除の前後の内容を記録・保存して事後に検索・閲覧・出力できるものを挙げている^[4]。発注データを上書きで直す運用は、この観点では望ましくない。

探せる状態にしておくことも要る。検索は取引年月日・取引金額・取引先の三項目で行えることが求められている^[5]。分納で行が増えると件数も増えるため、この三つで絞り込めないと、必要な一件に辿り着くまでの時間が延びる。

数字の正しさをどう確かめるかという視点も参考になる。内部統制の基準は、業務プロセスの評価に当たって、実在性、網羅性、権利と義務の帰属、評価の妥当性、期間配分の適切性及び表示の妥当性等の監査要点に適合した証拠を入手するとしている^[6]。発注残の一覧でいえば、実在性は「その発注が本当に生きているか」、網羅性は「完了扱いになった発注に取りこぼしがないか」に当たる。半年前から残ったままの発注残は、たいてい実在性の側で問題を起こしている。

システムなしでどこまでやれるか

件数が少なければ、発注書の控えに納期回答と入荷を書き込む運用で足りる。分納が少なく、変更もほとんど起きない業種であれば、それで十分に回る。

限界が来るのは、分納と変更が日常になったときである。目安として、月の発注のうち二回以上に分けて入るものが二割を超えたあたりから、一行一発注の表では管理しきれなくなる。自社の直近半年の入荷実績を数えてみると、現在地が分かる。

仕組みを入れても、入力する人がいなければ状態は更新されない。受領の入力を誰がどの時点で行うかを決めずに導入すると、画面の中の残数量が現実と合わなくなる。これは機能の問題ではなく分担の問題である。誰が申請し、誰が承認し、誰が受領を入力するかという社内側の設計は購買管理システムで何が変わるかで扱っている。

よくある質問

納期回答をもらえない仕入先がある場合はどうするか

回答がないこと自体を状態として持つ。回答期限を設けて、期限を過ぎた発注が一覧に出るようにしておけば、催促の抜けは減る。回答が返ってこない仕入先が固定されているなら、その事実自体が仕入先の評価材料になる。

検査で不合格になった分の扱いはどう記録するか

返品として処理するか、追納を求めるかで、その後の数字が変わる。返品は取適法で禁止される行為として挙げられており、相手の責めに帰すべき理由があるかどうかで扱いが分かれる^[1]。取扱いは受領拒否・返品・やり直しの線引きにまとめている。記録の側では、不合格数量と、その分をどうしたかを別の欄で持つ。

支払予定日を自動計算させてよいか

計算式が実際の支払制度と合っているかを一度確かめれば、自動でよい。前提として、月単位の締切制度では「受領後 60 日以内」は「受領後 2 か月以内」として運用される。大の月も小の月も同じく 1 か月として扱うため、月末締め翌月末払いで 61 日目の支払になっても支払遅延としては問題とされない^[1]。注意が要るのは翌々月払いや、検査期間を見込まない検収締切制度で、取適法の事例にも、毎月 25 日納品締切・翌々月 5 日支払のように 2 か月に収まらない例が挙がっている^[1]。計算式を入れたら、締切期間の初日に受領したものが 2 か月以内に収まるかを検算しておく。支払期日の数え方は下請代金の支払期日は受領日から 60 日で詳しく扱っている。

発注残が実態と合わなくなったらどうするか

古い順に一件ずつ当たるより、金額の大きい順に上位二割を先に処理したほうが早い。残ったままの発注は、完了の入力漏れ、相手側での取消し、こちらの担当者の異動のいずれかであることが多い。処理の後、同じ原因が再発しないように入力の担当を決め直す。

仕入先ごとの評価に使える数字は何か

回答納期の遵守率、回答までの日数、分納の発生率、検査の不合格率の四つが取りやすい。いずれも発注後の記録から自動で出せるもので、主観が入りにくい。取引条件の見直しを持ちかけるときの材料にもなる。この結果を仕入先の台帳へどう残すかは協力会社の管理をシステムに載せるにまとめている。

まとめ

発注管理の仕組みに要るのは、注文書を作る機能ではなく、一件の発注が途中で複数の状態に分かれることを表現できる構造である。残数量、回答納期、検査完了期日、受領日ごとの支払予定、変更の履歴の五つを別々に持てるかどうかで判断する。

法令の側も、この五つのうち三つに直接触れている。検査完了期日は明示事項に含まれ^[1]、支払期日は受領日から起算して六十日以内と定められ^[1]、変更に伴う追加コストの負担は振興基準に書かれている^[1]。

選定のときは、過去に最ももめた案件を一件持ち込んで、その全経過が画面の中で表せるかを見る。表せなければ、その仕組みでは同じもめ方が繰り返される。

出典・参考資料

1. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
2. 商法（明治三十二年法律第四十八号）第五百二十六条（e-Gov 法令検索・デジタル庁）
3. 優越的地位の濫用に関する独占禁止法上の考え方（公正取引委員会／平成 22 年 11 月 30 日・令和 8 年 6 月 17 日改正）
4. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
5. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】（国税庁）
6. 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準（金融庁・企業会計審議会／令和 5 年 4 月 7 日改訂）

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