相見積をメールとエクセルで回す限界——どこまで足りて、何が壊れるか

メールとエクセルで、実際どこまで回っているか

相見積の標準的な回し方は、いまでもだいたい次の形になっている。見積依頼書をつくり、候補の会社へメールで送る。図面や仕様書は添付する。質問が返ってきたら個別に答える。見積が返ってきたら、単価と納期を表計算ソフトの比較表へ転記する。社内の承認を取り、発注先を決め、選ばれなかった会社へ断りの連絡を出す。使った見積書と比較表は、案件フォルダかメールボックスに残る。

この回し方は、少なくとも件数が少ないうちは合理的である。追加の費用がかからず、担当者が変わっても操作を教える必要がなく、取引先の側にも新しい手順を求めない。相手に何かを導入させずに済むことは、実務ではかなり大きな利点になる。

統計を見ても、この形が多数派であることは裏づけられる。総務省の令和 6 年の調査では、製造業の 80.6 パーセント（集計企業数 358）が何らかのクラウドサービスを利用していた^[1]。ところが、クラウドを利用している企業（集計企業数 1,941）が実際に使っているサービスの内訳を見ると、「ファイル保管・データ共有」が 70.8 パーセント、「電子メール」が 56.7 パーセントである一方、「購買」は 13.5 パーセントにとどまる^[1]。つまり、クラウドは使っているがその中身はファイル置き場とメールで、購買の業務そのものを載せている企業は少ない。相見積をメールと表計算で回している状態は、遅れているのではなく標準である。

法令は、メールとエクセルを否定していない

「システムを入れないと法令に対応できない」という説明を目にすることがあるが、少なくとも税務の保存については正確ではない。順に確認する。

見積のやりとりも、保存の対象になる

国税庁は、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、その電子データを保存しなければならないとしている^[2]。受け取った場合だけでなく、送った場合も対象になる^[2]。相見積でいえば、こちらが送った見積依頼と、各社から返ってきた見積書の両方がここに入る。保存するファイル形式は問われず、PDF に変換したものやスクリーンショットでも差し支えないとされている^[2]。

検索要件は、システムがなくても満たせる

保存の要件は、改ざん防止の措置・「日付・金額・取引先」で検索できること・ディスプレイやプリンタ等の備付けの 3 つである^[2]。このうち検索については、専用のシステムがなくても次の 2 通りで対応できるとされている^[2]。表計算ソフト等で索引簿を作る方法と、ファイル名に規則性をもって日付・金額・取引先を入れ、特定のフォルダに集約する方法である。国税庁が示す具体例は、令和 3 年 1 月 31 日に株式会社霞商店から受領した 110,000 円の請求書であれば「20210131_㈱霞商店_110000」という形になる^[3]。改ざん防止についても、費用をかけずに導入できる方法として、事務処理規程を定めて守る方法が挙げられている^[2]。

さらに、基準期間（2 年（期）前）の売上高が 5,000 万円以下で、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしている場合には、検索機能の確保そのものが不要になる^[3]。要件の詳細と進め方は電子帳簿保存法の対応で整理しているので、ここでは相見積に固有の論点だけを続ける。

保存しなくてよい見積も、実はある

見落とされやすいのはこちらである。国税庁は、「見積書」という名称の書類であっても、連絡ミスによる誤りや単純な書き損じ等があるもの、事業の検討段階で作成された正式な見積書前の粗々なもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書などは、保存の必要はないものと考えられるとしている^[3]。

ここで注意したいのは、不採用になった見積は上の例外に入らないということである。こちらが条件を示して依頼し、それに対して返ってきた見積書は、選ばなかったとしても取引に関して受領した書類である。営業目的で一方的に送りつけられてきた見積書とは扱いが違う。断りの連絡を出したタイミングでメールごと削除する運用になっている場合は、ここを分けておく必要がある。

取適法の記録は、税務の保存とは別の要件になる

ここが実務でいちばん取り違えられる。取適法の第 7 条は、委託事業者に対し、給付・給付の受領・代金の支払その他の事項を記載または記録した書類または電磁的記録を作成し、保存しなければならないと定めている^[5]。この記録は 2 年間保存しなければならず、記録事項は 17 項目にわたる^[4]。

電磁的記録で持つ場合の要件も、税務のそれとは並びが違う。訂正または削除を行った場合にその事実と内容を確認できること、画面に表示し書面に出力できること、そして中小受託事業者の名称等や範囲指定した発注日で検索できる機能を持つことが求められる^[4]。さらに、記録は取引先ごとに行わなければならず、事項を別の書類や記録に分けて持つ場合はその相互の関係を明らかにする必要がある^[4]。発注内容や単価を明示した書面の写しを残すだけでは記録事項を全て満たすことはできない、とも明記されている^[4]。

相見積の管理と、この要件は軸が直交する。相見積は「1 つの案件に複数社」という案件軸で管理したくなるが、取適法の記録は取引先軸で求められる。案件フォルダに一式をまとめる運用のままだと、取引先で引いたときに拾えない。条番号や記録事項の差し替えを自社の様式でやるなら、法令改訂対応パック（中小受託取引適正化法）に改正前後の対応と書式が整理してある。記録に何を書くかそのものは取適法が求める記録で扱った。

制度が求めるものと、メールと表計算での満たし方

この表から読めることは 1 つで、制度が理由でシステムを入れる必要はないということである。弱いのは 3 か所である。表計算の上書きで訂正履歴が残らないこと、案件軸と取引先軸が食い違うこと、そして記録の時点——記録規則は事実が生じたときに速やかに記載・記録することを求めており、月末にまとめて台帳を起こす運用はこれを満たさない^[4]。前の二つは書式と保存の決めごとで埋められるが、三つ目だけは入力のタイミングを変える必要がある。都度記録に切り替えられるなら、制度を理由にシステムを入れることにはならない。

壊れるのは制度ではなく、件数が増えたとき

では何が限界を決めるのか。破綻が始まる場所は、だいたい次の 5 つに集まる。

版が増える

相見積では、同じ会社から 2 回目、3 回目の見積が返ってくる。図面が改訂された、数量が変わった、質問の回答を反映した——理由はさまざまだが、1 社 1 通では終わらない。ファイル名に日付を入れていても、同じ日に 2 通来れば区別がつかない。比較表に転記されている数字が第何版のものか、表からは読み取れない。この状態で発注すると、採用した版と発注した条件が一致しなくなる。

宛先が増える

依頼先が 3 社になれば、送信も 3 通、質問への回答も 3 通、断りの連絡も 2 通になる。ここで起きるのが宛先の事故である。全員に返信してしまう、前のスレッドに続けて別の会社へ送る、添付を取り違える。1 度起きると、他社の見積内容がそのまま相手に渡る。法律以前に、次から見積が返ってこなくなる。

条件が動いたのに、表の数字が動かない

これは金額そのものより重い。公正取引委員会は、見積りをさせた段階より発注内容が増えたにもかかわらず代金の額の見直しをせず、当初の見積価格を代金の額として定めることを、買いたたきに該当するおそれのある方法として挙げている^[4]。納期を大幅に短縮したのに当初の見積単価で代金の額を定めた事例も、違反行為事例として記載されている^[4]。

比較表は、依頼した時点の条件を前提につくられている。その後にメールで交わされた仕様変更や納期の前倒しは、表の外で起きる。表が更新されないまま発注に進めば、条件は変わったのに金額だけが据え置かれる。エクセルの弱点は計算ではなく、条件変更が表に戻ってこないことにある。

転記が増える

各社の見積書は様式がばらばらで、単価の単位も、送料や型費の扱いも揃っていない。それを 1 つの表に手で写す。5 件なら間違えないが、20 件になると桁を落とす。しかも間違いは、比較表の中では発見できない。表の中で計算は合っているからである。

返し忘れが増える

未回答の会社を追う、質問に答える、断りを入れる。件数が増えると、この「返す」作業が最初に落ちる。督促そのものの設計は見積回答が返ってこないときで扱うが、返し忘れは次の章のとおり、法令上の問題に直結する。

件数が増えると、管理する対象はどう増えるか

1 案件あたり 3 社へ依頼し、1 社あたり平均 1.6 通の見積（改訂を含む）が返ると置いて、機械的に数えるとこうなる。

数字そのものより、増え方の形を見てほしい。案件が 10 倍になると、管理する対象も転記のセルもきれいに 10 倍になる。人が確認する量が線形に増える一方で、1 件あたりに使える時間は反比例で減る。担当の人数が同じままなら、月 5 件で 1 件に 30 分かけられていた確認は、月 50 件では 3 分になる。エクセルが壊れるのではなく、確認する時間がなくなる。

法律に触れるのは、価格の決め方より先に「返し方」から

取適法というと買いたたきが連想されるが、メールで回している現場でまず危ないのは、そこではない。

協議の求めを放置する

取適法の第 5 条第 2 項第 4 号は、費用が変動したときに相手から代金の協議を求められたのに、それに応じずに額を一方的に決めることを禁じている^[5]。ここで効いてくるのは、断らなくても違反になりうるという点である。返さずに置いたままにする、次にすると言って動かさない——そうした状態も、公正取引委員会は協議を困難にさせる行為として扱っている^[6]。条文の要件と「協議を求めた」の解釈は見積回答が返ってこないときの督促と期限管理で詳しく扱った。

これがメール運用の急所である。値上げの申し出は、たいてい相見積の依頼や納期の問い合わせと同じ受信箱に届く。件数が増えるほど埋もれ、返信が後回しになる。悪意はなくても、外形は「協議の求めを先延ばしにした」ことになる。受信箱の中では、重要な 1 通と定型連絡の 100 通が同じ大きさで並んでいる。

他社の価格だけを引き合いに出す

公正取引委員会は違反行為事例として、自動車部品の製造を委託している事業者に対し、品質が異なるにもかかわらず海外製品の安価な価格だけを引き合いに出し、十分な協議をすることなく通常の対価を大幅に下回る代金の額を一方的に定めた例を挙げている^[4]。相見積で集めた最安値をそのまま提示して押し切る進め方は、この形に近づく。問題は他社の価格に言及したことではなく、条件が同じかどうかを確かめず、協議もせずに決めたことである。

1 社と決めた単価を、そのまま他社へ広げる

同じく事例として、発注単価の決定に当たり、個々の中小受託事業者と十分に協議することなく、一部の事業者と協議して決めた通常の対価を大幅に下回る単価を、その他多数の事業者の単価として決定していた例が挙げられている^[4]。エクセルの単価表は横展開が簡単なので、この形になりやすい。行をコピーする操作に、協議の手続きは付いてこない。

見積の中身が他社に渡る

宛先の事故で他社の見積金額が相手に届いた場合、直接に条文へ当たるかどうかは状況によるが、実務上の損失は確実である。見積は相手が無償でつくっている。伝えてよいこととよくないことの線引きは、相見積を依頼するときに伝えること・伝えてはいけないことで整理した。

エクセルのまま続けてよい条件と、続かなくなる条件

ここまでを踏まえて、判断の軸を 4 つに整理する。

軸 1：1 件あたりに確認の時間が取れているか

見積が返ってきたときに、依頼した条件と回答の前提が一致しているかを 1 社ずつ読めているか。読まずに単価だけ転記しているなら、社数を増やしても比較の精度は上がらない。前掲の表でいえば、月あたりの案件数より1 件に何分使えているかのほうが指標になる。

軸 2：条件が動いたとき、表に戻す人が決まっているか

図面の改訂や納期の変更が起きたとき、誰が比較表と依頼条件を更新するかが決まっているか。決まっていなければ、条件だけが先に進んで金額が据え置かれる。取適法で問題になるのはこの形である^[4]。

軸 3：取引先の軸で引けるか

案件フォルダとは別に、取引先ごとに発注日で引ける形になっているか。取適法の記録は取引先ごとに求められる^[4]。案件軸だけで管理していると、検査の場面で組み直すことになる。

軸 4：担当が 1 人に閉じていないか

相見積のやりとりが個人のメールボックスの中だけで完結していると、その人が休んだ日に案件が止まる。保存の義務は会社にかかるので、担当者がいなくなったことは理由にならない。共有の保存先を先に決めるのが、システムを検討するより前にやることである。

4 つのうち 1 つでも欠けている状態なら、まず運用を直す。4 つとも満たしていて、それでも 1 件あたりの確認時間が足りないなら、そこが道具を変える境目になる。逆に言えば、件数が少ないうちに道具を変えても効果は出ない。

よくある質問

不採用の見積は捨ててよいですか

依頼して受け取った見積書は、選ばなかったとしても保存の対象になる。国税庁が保存不要としているのは、書き損じのあるもの、正式な見積書前の粗々なもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくるものである^[3]。こちらが条件を示して依頼したものは、これに当たらない。

メールを削除せずに全部残しておけば、取適法の記録になりますか

なりません。第 7 条の記録は取引の経緯を残すもので、記録事項は 17 項目にわたり、取引先ごとに、事実が生じたときに速やかに記録することが求められる^[4]。発注内容や単価を明示した書面の写しを保存するだけでは記録事項を全て満たすことはできないとされており^[4]、受信箱に残っているだけの状態はそれより手前にある。

売上高が 5,000 万円以下なら、何も準備しなくてよいですか

緩和されるのは電子帳簿保存法の検索機能の確保であって、保存そのものではない^[3]。改ざん防止の措置とダウンロードの求めに応じられる状態は引き続き必要である。また取適法の記録には、電子帳簿保存法のような売上高による要件の緩和が置かれていない^[4]。取適法の対象になるかどうかは資本金や従業員の基準で別に決まるので、対象であれば記録の中身は規模にかかわらず同じである。2 つを一緒に考えないほうがよい。

比較表を共有のクラウド表計算にすれば、訂正履歴の問題は消えますか

版の履歴が残るサービスであれば、上書きで消える問題は軽くなる。ただし取適法が求めているのは、記録事項について訂正または削除を行った場合にその事実と内容を確認できることである^[4]。どのセルをいつ誰が直したかが、記録として取り出せる形になっているかを確かめる必要がある。「履歴機能がある」ことと「要件を満たす」ことは同じではない。

取引先に新しいシステムを使ってもらうのは無理があるのですが

取引先の側に登録や導入を求めない形で回答を受け取れる仕組みであれば、この制約は外せる。逆に、相手にアカウントをつくらせる前提の道具は、社数が多いほど導入が進まない。道具を検討するときは、自社の画面より先に取引先が何をさせられるかを見るとよい。

まとめ

相見積をメールと表計算で回すことは、制度が禁じている運用ではない。電子帳簿保存法の検索要件は索引簿か規則的なファイル名で満たせ^[2]、改ざん防止は事務処理規程で足りる^[2]。売上高 5,000 万円以下なら検索機能の確保自体が不要になる^[3]。「システムがないと違法になる」という話は、ここについては正確ではない。

限界を決めるのは件数のほうである。案件が増えると、版・宛先・条件変更・転記・返信がすべて同じ比率で増え、1 件に使える確認の時間だけが減る。そして取適法で最初に問題になるのは価格の決め方ではなく、協議の求めを先延ばしにしてしまうこと^[6]と、条件が動いたのに金額を据え置いてしまうこと^[4]である。どちらも、悪意ではなく処理量から生まれる。

道具を変えるかどうかは、月に何件かではなく、1 件あたりに何分使えているかで決めるとよい。比較表の列の設計は見積比較表の作り方、表計算そのものの限界は原価管理をエクセルでやるで別に整理している。

出典・参考資料

1. 令和 6 年 通信利用動向調査報告書（企業編）（総務省 情報流通行政局）
2. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）
3. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
4. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
5. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
6. トリテキ法の注意ポイント ー 代金編 ー（委託事業者向け）（公正取引委員会）

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